Przepisy o kasach ONLINE są regulowane przez kilka aktów prawnych. Najważniejszy z nich to ustawa z dnia 15 marca 2019 o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy – Prawo o miarach. W ustawie warto zwrócić uwagę na art. 111 oraz dodane artykuły 111a i 111b, które odnoszą się do stosowania kas rejestrujących ONLINE oraz ewidencji sprzedaży na tego typu kasach. Dodane zostały także artykuły 145a i 145b mówiące o obowiązku posiadania kas ONLINE i zasadach stosowania dotychczasowych urządzeń.

Ministerstwo wydało także kilka rozporządzeń w związku z kasami ONLINE. O fiskalizacji kas ONLINE i nowych obowiązkach podatników przeczytamy w artykule 13 rozporządzenia z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących.

Kwestie ulgi na zakup kasy fiskalnej szczegółowo opisane są w rozporządzeniu z dnia 29 kwietnia w sprawie odliczania lub zwrotu kwot wydanych na zakup kas rejestrujących oraz zwrotu tych kwot przez podatnika.

Ustawa z dnia 15 marca 2019 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy – Prawo o miarach
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 10 czerwca 2020 r. w sprawie przedłużenia terminów prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 21 kwietnia 2020 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie kas rejestrujących
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie odliczania lub zwrotu kwot wydanych na zakup kas rejestrujących oraz zwrotu tych kwot przez podatnika
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 grudnia 2018 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących
Rozporządzenie Ministra Przedsiębiorczości i Technologii z dnia 28 maja 2018 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące

Zgodnie z przepisami kwota ulgi na zakup kasy fiskalnej stanowi 90% ceny netto zakupu urządzenia, przy czym nie może być wyższa niż 700 zł.

Przedsiębiorcy, którzy zakupią kasę ONLINE mogą liczyć na częściowy zwrot kosztów, jednak nie dotyczy to wszystkich podatników.

Przywilej ten dotyczy nowych podatników, którzy dokonują zakupu urządzenia fiskalnego ONLINE oraz tych, którzy zostali objęci obowiązkiem posiadania kasy ONLINE i muszą ją zakupić do czasu podanego w ustawie.

Z ulgi nie mogą skorzystać podatnicy, którzy dotychczas używali kas z elektroniczną lub papierową kopią paragonów, a dobrowolnie wymienią je na kasy ONLINE. Również przedsiębiorcy, którzy zakupią kasę z papierową lub elektroniczną kopią paragonów nie mogą liczyć na zwrot.

Z ulgi można skorzystać, gdy płatność była ratalna. O ulgę występuje się po zapłacie ostatniej raty. Istotny jest dowód zapłaty całej należnej kwoty za urządzenie. Natomiast ulga nie przysługuje w przypadku, gdy kasa ONLINE jest używana na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu itp.

Fiskalizacja kasy ONLINE

W przypadku kas z elektroniczną i papierową kopią paragonu należało zgłosić zamiar zakupu kasy do właściwego Urzędu Skarbowego. Przy zakupie kasy fiskalnej online – nie ma takiego obowiązku.

Fiskalizacja kas ONLINE przebiega w prosty i szybki sposób. Przy użyciu kasy, serwisant dokona zgłoszenia podatnika do Urzędu Skarbowego, jednocześnie przekazując dane podatnika. Z Repozytorium zostanie przesłany nr ewidencyjny kasy. Przyznany numer ewidencyjny zapisywany będzie w pamięci fiskalnej i chronionej kasy wraz z NIP-em podatnika. Wtedy pamięć fiskalna i tryb fiskalny zostaną uruchomione. Po fiskalizacji nie ma obowiązku zgłaszania tego faktu w Urzędzie Skarbowym. Zgłoszenie dokona się w momencie połączenia kasy z Centralnym Repozytorium Kas.

Obowiązek zapewnienia połączenia z internetem

Podatnik musi zapewnić stałą łączność z Internetem, aby kasa mogła komunikować się z Centralnym Repozytorium Kas według ustalonego harmonogramu. Dane mają być przesyłane co 2 godziny, jednak Repozytorium może zmienić harmonogram przesyłania danych bez informowania użytkownika.

Obowiązek przeglądów technicznych

Aby kasa ONLINE służyła przez lata, należy regularnie wykonywać jej przeglądy techniczne. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, każda kasa fiskalna powinna, co minimum 2 lata, przejść obowiązkowy przegląd techniczny. Polega on na konserwacji urządzenia i wyeliminowaniu ewentualnych usterek. Przeglądu dokonuje uprawniony serwisant.